ความหมายของการการพูดในงานอาชีพ
การพูดคือการสื่อความหมายของมนุษย์โดยการใช้เสียงและกิริยาท่าทางเป็นเครื่องถ่ายทอดความรู้ความคิด
และความรู้สึกจากผู้พูดไปสู่ผู้ฟังคำว่างานอาชีพคือการกระทำที่เป็นประโยชน์ไม่เบียดเบียนการทำหน้าที่การทำมาหากินเลี้ยงชีพโดยสุจริต
ก่อให้เกิดผลผลิตและรายได้ เป็นที่ยอมรับของสังคม
ความสำคัญของการพูดที่มีต่องานอาชีพ
การพูดมีความสำคัญต่อชีวิตมนุษย์เป็นอันมากไม่ว่าจะอยู่ที่ใดประกอบกับกิจการงานใดหรือคบหาสมาคมกับผู้ใด
ผู้ที่ประสบความสำเร็จในธุรกิจการงานการคบหาสมาคมกับผู้อื่นตลอดจนการทำประโยชน์แก่สังคมล้วนแต่เป็นผู้
ที่มีประสิทธิภาพในการพูดทั้งสิ้นการพูดมีความสำคัญต่อตนเองเพราะถ้าผู้พูดมีศิลปะในการพูดก็จะเป็นคุณแก่ตนเอง
ส่วนในด้านสังคมนั้นเนื่องจากเราต้องคบหาสมาคมและพึ่งพาอาศัยกันการที่จะอยู่ร่วมกันอย่างมีความสุขนั้นจำเป็นต้อง
เป็นคนที่ “พูดดี” คือพูดไพเราะ น่าฟัง และพูดถูกต้องด้วย
ลักษณะที่ดีของการพูดในงานอาชีพ
การติดต่อสื่อสารในงานอาชีพการพูดความสำคัญมากและจำเป็นที่จะใช้ให้เหมาะสมกับเรื่องหรือการงาน
ที่ต้องทำในขณะนั้นๆโดยมีเป้าหมายคือเป็นการพูดสื่อสารเพื่อให้บรรลุจุดมุ่งหมายและนำไปสู่ความสำเร็จ
ในงานอาชีพการพูดที่ใช้สื่อสารกันในงานอาชีพควรมีลักษณะดังนี้
๑.ตรงประเด็นไม่อ้อมค้อม
๒.เหมาะสมกับโอกาสและสถานการณ์
๓.ถ่ายทอดได้ถูกต้องและรวดเร็ว
๔.ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายกระชับชัดเจน
๕.ดำเนินการเรื่องได้อย่างต่อเนื่อง
๖.สร้างความน่าเชื่อถือและมีเหตุผล
๗.ก่อให้เกิดความรู้สึกว่าน่าสนใจ
๘.เกิดความประทับใจเมื่อได้ฟัง
๒.เหมาะสมกับโอกาสและสถานการณ์
๓.ถ่ายทอดได้ถูกต้องและรวดเร็ว
๔.ใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายกระชับชัดเจน
๕.ดำเนินการเรื่องได้อย่างต่อเนื่อง
๖.สร้างความน่าเชื่อถือและมีเหตุผล
๗.ก่อให้เกิดความรู้สึกว่าน่าสนใจ
๘.เกิดความประทับใจเมื่อได้ฟัง
หลักการพูดในงานอาชีพ
การพูดในงานอาชีพเป็นการพูดเพื่อให้เกิดประโยชน์ในการประกอบอาชีพดังนี้จึงมีรายละเอียดที่แตกต่าง
ไปจากที่พูดในที่ประชุมทั่วไปอยู่บ้างเนื่องจากมีจุดมุ่งหมายที่แตกต่างกันถึงแม้มีจุดมุ่งหมายที่แตกต่างกัน
แต่การพูดแต่ละประเภทก็มีหลักที่คล้ายคลึงกันฉะนั้นเมื่อต้องการจะศึกษาเกี่ยวกับการพูดในงานอาชีพ
ผู้พูดควรคำนึงถึงหลักทั่วไปของการพูดถึงหลักอาชีพ ดังนี้
๑.การสร้างความสนใจผู้พูดจะต้องพยายามทำให้ผู้ฟังสนใจเรื่องที่ตนพูดโดยหาวิธีการต่างๆเข้ามาช่วยกระตุ้น
ให้ผู้ฟังเกิดความสนใจเช่นใช้ภาษาพูดที่มีความไพเราะน่าฟังปรับเนื้อหาสารให้มีคุณค่าและก่อให้เกิดความอยากรู้
อยากติดตามฟังเมื่อผู้ฟังก็ถือได้ว่าการพูดประสบความสำเร็จไปแล้วครึ่งหนึ่งเทคนิคที่นำมาใช้สร้างความสนใจ
การพูดได้แก่
- การพูดจูงใจ
- การตั้งประเด็น
- การเน้นเหตุผล
- การตั้งประเด็น
- การเน้นเหตุผล
๒.การสร้างความต้องการเรื่องที่พูดต้องสนองความต้องการของผู้ฟังได้นักจิตวิทยาหลายท่านได้กล่าวถึง
ความต้องการว่าเป็นแรงจูงใจให้มนุษย์กระทำสิ่งต่างๆดังจะเห็นได้จากทฤษฎีของมาสโลว์ที่กล่าว
ความต้องการของมนุษย์ไว้ดังนี้
๒.๑ความต้องการทางด้านร่างกาย
๒.๒ความต้องการความปลอดภัย
๒.๓ความต้องการความรักและการยอมรับ
๒.๔ความต้องการได้รับการยกย่อง
๒.๕ความต้องการที่จะประสบความสำเร็จ
๒.๒ความต้องการความปลอดภัย
๒.๓ความต้องการความรักและการยอมรับ
๒.๔ความต้องการได้รับการยกย่อง
๒.๕ความต้องการที่จะประสบความสำเร็จ
๓.การสร้างความประทับใจความประทับใจของผู้ฟังนับเป็นเครื่องบ่งบอกความสำเร็จของการพูด
ได้อย่างดีฉะนั้นผู้พูดควรตระหนักถึงผลดีของการสร้างความประทับใจให้กับผู้ฟังและนำไปใช้เพื่อให้การ
พูดทำได้ดังนี้
- การแต่งกาย
- การปรากฎตัว
- บุคลิกภาพลักษณะ
- การพูด
- การปรากฎตัว
- บุคลิกภาพลักษณะ
- การพูด
๔.การสร้างความมีมนุษย์สัมพันธ์ความีมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีของผู้พูดสามารถก่อให้เกิดแรงจูงใจในกลุ่มผู้ฟัง
ความพึงพอใจหรือทัศนคติที่ดีต่อผู้พูดตลอดจนเรื่องที่ฟังแต่ถ้าผู้พูดขาดมนุษย์สัมพันธ์ที่ดีก็อาจทำให้เกิด
อุปสรรคต่างๆในการพูดได้เช่นผู้ฟังไม่ค่อยให้ความร่วมมือหรือที่ร้ายไปกว่านั้นคือเกิดการไม่ยอมรับในกลุ่ม
ผู้ฟัง
๕.การสร้างบรรยายกาศบรรยากาศของการพูดขึ้นอยู่กับปัจจัยที่เป็นสภาพแวดล้อมในการพูดส่วนหนึ่ง
และอีกส่วนหนึ่งขึ้นอยู่กัยตัวผู้พูดวิธีการสร้างบรรยากาศในการพูดควรคำนึงถึงสิ่งต่อไปนี้
- การจัดสภาพแวดล้อม
- คุณสมบัติของผู้พูด
- คุณสมบัติของผู้พูด
๖.การสร้างความเชื่อถือในการพูดสำหรับงานอาชีพนั้นผู้พูดจะต้องแสดงให้ผู้ฟังเห็นว่ากำลังฟัง
ในเรื่องที่น่าเชื่อถือมิใช่ฟังในสิ่งที่ไร้สาระที่สำคุญการสร้างความน่าเชื่อถือต้องอยู่บนพื้นฐานของ
ความเป็นจริงและมีเหตุมีผลฉะนั้นผู้นำเสนอหรือผู้พูดควรคำนึงถึงการพูดเพื่อให้เกิดความน่าเชื่อถือ
ประเภทของการพูดในงานอาชีพ ๑.การพูดระหว่างบุคคล เป็นการพูดที่ไม่เป็นทางการไม่มีเนื้อหาจำกัดแน่นอนทั้งผู้พูดและผู้ฟังไม่ได้เตรียม ตัวมาล่วงหน้าแต่เป็นการพูดที่ใช้มากที่สุดใช้ในชีวิตประจำวันการพูดชนิดนี้พอจะแยกได้ดังนี้
การทักทายปราศรัย
การพูดชนิดนี้เป็นการช่วยสร้างสัมพันธภาพที่ดีต่อกันทั้งผู้ที่เรารู้จักอยู่แล้วหรือผู้ที่เรายังเคยไม่รู้จัก โดยการพูดชนิดนี้ผู้พูดควรยิ้มแย้มและไม่ควรก้าวก่ายเรื่องส่วนตัวของผู้อื่นเมื่อเราทักทายผู้ที่อาวุโสมากกว่าก็ควรที่จะกล่าวคำว่า สวัสดีครับ พร้อมทั้งพนมมือไหว้ การกระทำดังกล่าวนั้นจะก่อให้เกิดไมตรีจิตแก่กันทั้งผู้พูดและผู้ฟัง
การแนะนำตนเอง
การแนะนำตัวเองนั้นมีความสำคัญในการดำเนินชีวิตในชีวิตประจำวัน เพราะเราต้องได้พบ ได้รู้จักกับคนอื่นๆอยู่เสมอ การแนะนำตนเองมี 3 โอกาสสำคัญ ดังนี้
- การแนะนำตนเองในที่สาธารณะ การแนะนำชนิดนี้ควรจะพูดจากันเล็กน้อยก่อนแล้วค่อยแนะนำตัว มิใช่ว่าจู่ๆก็แนะนำตัวขึ้นมา
- การแนะนำตนเองในการทำกิจธุระ การแนะนำชนิดนี้มักจะต้องไปพบผู้ที่ยังไม่รู้จักกันซึ่งจะต้องนัดหมายไว้ล่วงหน้า ควรแต่งกายให้สุภาพเรียบร้อย ไปให้ตรงตามเวลานัด แนะนำตนเองด้วยน้ำเสียงที่สุภาพ ไม่ดังหรือค่อยจนเกินไป
- การแนะนำตนเองในกลุ่มย่อย ควรแนะนำตนเองเพื่อให้เกิดความเป็นกันเอง และสามารถคุยหรือประชุมได้อย่างสะดวกใจยิ่งขึ้น
การสนทนา
เป็นกิจกรรมที่บุคคลสองคนหรือมากกว่านั้น พูดคุยกันเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด ความรู้สึก และประสบการณ์ระหว่างกันอย่างไม่เป็นทางการ แบ่งได้ 2 แบบคือ
- การสนทนาระหว่างบุคคลที่คุ้นเคยกัน การสนทนาชนิดนี้ผู้พูดไม่ต้องคำนึงถึงมากนัก แต่ก็ไม่ควรก้าวก่ายเรื่องส่วนตัวของกันและกัน
- การสนทนากับบุคคลแรกรู้จัก ควรที่จะสำรวมถ้อยคำ กิริยา มารยาท ควรจะสังเกตว่าคู่สนทนานั้นชอบพูดหรือชอบฟัง
การติดต่อทางโทรศัพท์
การติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์นับเป็นการสื่อสารที่รวดเร็วสะดวกประหยัดและแทบจะใช้ได้ทั่วโลกอย่างไม่จำกัดพื้นที่ จึงเป็นการสื่อสารที่นิยมกันมากที่สุด การพูดโทรศัพท์มีความสำคัญและมีบทบาทอย่างมากในการดำรงชีวิต ดังนั้นควรต้องระมัดระวังการใช้คำพูดในการติดต่อสื่อสาร นอกจากนี้ควรได้มีการศึกษาที่มีความเข้าใจเกี่ยวกับมารยาท ประเพณีปฏิบัติที่ควรทำในขณะติดต่อสื่อสารทางโทรศัพท์ ซึ่งมีหลักดังนี้
ภาษาที่ใช้ในการพูดโทรศัพท์ การพูดโทรศัพท์ควรใช้ภาษาให้เหมาะสมตามสถานการณ์ต่าง ๆ ดังนี้
๑ กล่าวทักทายเมื่อรับโทรศัพท์ด้วยคำว่า “สวัสดี” พร้อมทั้งแจ้งหมายเลขโทรศัพท์ให้ทราบ และถามความประสงค์ของผู้ที่โทรมาว่าต้องการติดต่อกับใคร เรื่องอะไร แล้วรีบติดต่อให้ทันที หากผู้ที่ต้องการติดต่อไม่อยู่ก็ถามความประสงค์ของผู้ที่โทรว่าต้องการฝากข้อความหรือเบอร์โทรศัพท์ที่สามารถ ติดต่อกลับได้ภายหลังหรือไม่
๒ กรณีที่เราเป็นผู้ติดต่อไป ควรตรวจสอบหมายเลขโทรศัพท์ให้ถูกต้องเสียก่อน และระบุชื่อผู้รับให้ชัดเจน หากต้องขอร้องให้ผู้รับสายไปตามให้ ต้องขอบคุณผู้รับสายทันที ในกรณีที่ต้องฝากข้อความหรือเบอร์โทรกลับ ควรเป็นข้อความที่ชัดเจนและสั้นที่สุด
๓ การพูดโทรศัพท์ควรใช้เวลาจำกัด พูดคุยเฉพาะเรื่องที่จำเป็นโดยเฉพาะโทรศัพท์สาธารณะหรือโทรศัพท์ที่มีผู้ใช้ร่วมด้วยหลายคน เช่น หน่วยงาน องค์การ บริษัท และควรใช้ภาษาน้ำเสียงที่ชัดเจน สุภาพและเป็นมิตร
๔ ใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม เลือกคำที่จำเป็นมาใช้ เช่น ขออภัย ขอโทษ ขอบคุณ กรุณา ฯลฯ
๕ ในกรณีมีผู้โทรมาผิด ควรบอกสถานที่ที่ถูกต้องให้ทราบหรือถ้าเราโทรไปผิดก็ควรจะกล่าวคำขอโทษอย่างสุภาพ
๖ ในขณะโทรศัพท์หากมีความจำเป็นต้องหยุดพูดชั่วขณะต้องบอกให้ผู้ที่กำลังพูดโทรศัพท์อยู่ทราบและขอให้รอ เช่น กรุณารอสักครู่นะครับ
๗ ไม่ควรวางหูโทรศัพท์ก่อนจบการพูดและไม่ควรปล่อยให้ผู้โทรศัพท์มาคอยนาน
๘ ไม่อม ขบเคี้ยวอาหารขณะโทรศัพท์
๙ ไม่ปล่อยโทรศัพท์เรียกสายนานเกินไป
การสัมภาษณ์ คือการสัมภาษณ์แบบเจาะลึกรายบุคคล(Indepthinterview)เป็นการซักถามพูดคุยกันระหว่างผู้สัมภาษณ์และผู้ให้สัมภาษณ์ เป็นการถามเจาะลึกล้วงคำตอบอย่างละเอียดถี่ถ้วน การถามนอกจากจะให้อธิบายแล้ว จะต้องถามถึงเหตุผลด้วย การสัมภาษณ์แบบนี้ จะใช้ได้ดีกับการศึกษาวิจัยฝนเรื่องที่เกี่ยวกับพฤติกรรมของบุคคล เจตคติ ความต้องการ ความเชื่อ ค่านิยม บุคลิกภาพในลักษณะต่างๆ
รูปแบบของการสัมภาษณ์
วิธีการสอบสัมภาษณ์ก็เป็นกระบวนการหนี่งที่จะช่วยให้ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์เตรียมตัวรับ สถานการณ์เฉพาะหน้าได้อย่างสุขุมรอบคอบและยังจะช่วยให้ผู้เข้ารับการสัมภาษณ์ใช้คำตอบ ได้ตรงกับประเด็นและสอดคล้องกับจุดมุ่งหมายที่ผู้สัมภาษณ์กำหนดไว้อีกด้วยผู้เขียนเองตระหนัก ถึงความสำคัญข้อนี้ จึงนำเอาวิธีการสอบสัมภาษณ์มาแสดงไว้ เพื่อเป็นแนวทางในการเข้าสอบต่อ
- การสัมภาษณ์แบบเป็นทางการ
การสัมภาษณ์แบบนี้มีหลักเกณฑ์มากกว่าแบบแผนคือผู้สัมภาษณ์จะต้องเตรียมสถานที่นัดวันเวลาไปพบหรือเชิญผู้ให้สัมภาษณ์ทราบล่วงหน้า
- การสัมภาษณ์แบไม่เป็นทางการ
เป็นการสัมภาษณ์ความคิดเห็นทั่วๆไปเกี่ยวกับเรื่องราวต่างๆ การสัมภาษณ์แบบนี้ไม่ต้องเตรียมการมากนัก เพียงแต่เตรียมจุดประสงค์ของการสัมภาษณ์และคำถามไว้ล่วงหน้าเท่านั้น
การพูดเพื่อขาย
ผู้ปฏิบัติงานทางด้านการขายหรือฟนักงานขายจำเป็นจะต้องพบปะลูกค้าเพื่ออธิบายรายละเอียดต่างๆของสินค้า หรือบริการเช่นคุณสมบัติคุณประโยชน์ประสิทธิภาพของสินค้าหรือบริการให้ลูกค้าได้รับทราบตลอดจนให้คำแนะ นำชี้แจงเพื่อเป็นการให้ข้อคิดในการตัดสินใจและต้องสามารถตอบข้อซักถามต่างๆของลูกค้าได้ด้วยฉะนั้นการพูดเพื่อ การขายจึงเป็นการพูดที่ผู้ปฏิบัติงานทางด้านการขายหรือพนักงานขายจะต้องพูดหรือนำเสนอสินค้าบริการหรือนโยบาย ของบริษัทไปสู่ลูกค้าหรือผู้บริโภคเพื่อทำให้เกิดการตัดสินใจในการซื้อสินค้าหรือใช้บริการผู้ที่จะพูดเพื่อการศึกษาราย ละเอียดเกี่ยวกับการพูดดังนี้
๑)ลักษณะของการพูดเพื่อการขายการพูดประเภทนี้มีลักษณะเฉพาะตัวที่แตกต่างจากการพูดประเภทอื่นๆทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับสถานการณ์และวัตถุประสงค์ของการพูดเช่น
(๑) เป็นการพูดโน้มน้าวใจ
(๒) เป็นการพูดใก้ความรู้
(๓) เป็นการพูดเพื่อแก้ปัญหา
(๔) เป็นการพูดเพื่อให้เกิดความมั่นใจ
๒)การเตรียมความพร้อมในการพูดการที่จะเป็ฯพนักงานขายหน้าที่หลักก็คือการเสนอขายสินค้าหรือบริการ การที่จะพูดเสนอสินค้าหรือบรการก็จะต้องมีการเตรียมความพร้อมในหลายๆด้านแต่ที่จะกล่าวถึงนี้เป็นการเตรียม ความพร้อมในเรื่องการพูดโดยมีวิธีการเตรียมความพร้อมในเรื่องการพูดดังนี้
(๑) เตรียมตัวในการเข้าพบลูกค้า
(๒) เตรียมหัวข้อและเนื้อหาที่จะพูด
(๓) เตรียมอุปกรณ์ที่จะใช้ประกอบการพูด
(๔) เตรียมเอกสารประกอบการพูด
(๕) เตรียมตัวสินค้าหรือแฟ้มแสดงสินค้า
(๖) เตรียมเอกสารที่สร้างความเชื่อถือต่างๆ
๓)หลักการพูดเพื่อขายสินค้าหลักการพูดที่จะกล่าวถึงต่อไปนี้ผู้พูดสามารถนำไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสม กับสถานการณ์ในการพูดต่างๆได้
การสั่งงานด้วยวาจา
ในการปฏิบัติงานที่ต้องการลดขั้นตอนบางอย่างเพื่อความสะดวกและรวดเร็วผู้มีอำนาจในการสั่งการนั้นมักจะ เป็นบุคคลระดับหัวหน้างานการใช้วิธีการสั่งงานด้วยวาจาจัดเป็นการสื่อสารโดยตรงระหว่างผู้สั่งงานกับผู้รับ คำสั่งถือได้ว่าเป็นวิธีการที่ลัดขั้นตอนคือไม่ต้องมีการสื่อสารโดยตรงระหว่างผู้สั่งงานกับผู้รับคำสั่ง
๑)รูปแบบของการสั่งงานด้วยวาจาจำแนกได้๔แบบดังนี้
- คำสั่งแบบบังคับ
- คำสั่งแบบขอร้อง
- คำสั่งแบบแนะนำ
- คำสั่งแบบขอความร่วนมือ
การพูดในกลุ่มบุคคล
เป็นการพูดที่ประกอบไปด้วยบุคคลตั้งแต่๓คนขึ้นไปโดยไม่มีการจำกัดจำนวนสูงสุดทั้งนี้ขึ้นอยู่กับ องค์ประกอบหลายอย่างได้แก่บุคคล,โอกาส,สถานที่และวัตถุประสงค์ในการพูดข้อสำคัญการพูดประเภทนี้ผู้ พูดจะต้องมีการเตรียมพร้อมมาเป็นอย่างดีสามารถนำมาใช้ในงานอาชีพมีหลายรูปแบบดังนี้
- การบรรยาย
- การพูดสาธิต
- การประชุม
- การแถลงข่าว
- การพูดแบบพิธีกร
การบรรยายหมายถึงการพูดถ่ายทอดความรู้ชี้แจงหรืออธิบายเรื่องราวต่างๆให้แก่ผู้ฟังจำนวนมากๆโดยมีวัตถุประสงค์ ให้ผู้ฟังได้รับความรู้ความเข้าใจรวมทั้งตระหนักในคุณค่าของสิ่งที่ได้ยินได้ฟังรายละเอียดที่ควรทราบเกี่ยวกับ การบรรยายมีดังนี้
วัตถุประสงค์การบรรยาย การบรรยายมีวัตถุประสงค์ดังนี้
- เพื่อให้ผู้ฟังได้รับความรู้และประสบการณ์เพิ่มขึ้น
- เพื่อเผยแพร่แนวความคิดที่ผู้ฟังสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้
- เพื่อหาเหตุผลและข้อเท็จจริงบางอย่างที่กำลังเป็นที่สนใจมานำเสนอแก่ผู้ฟัง
-เพื่อเป็นเครื่องมือในการปลูกฝังคุณธรรมจริยธรรมตลอดจนค่านิยมที่พึงประสงค์
ประเภทของการบรรยาย การบรรยายมี๓ประเภทดังนี้
- การบรรยายเชิงวิชาการ
- การบรรยายเหตุการณ์
- การบรรยายชี้แจงข้อเท็จจริง
หลักการบรรยาย การบรรยายมีหลักดังต่อไปนี้
(๑)กล่าวทักทายผู้ฟัง
(๒)หล่าวแนะนำตนเอง
(๓)จูงใจผู้ฟังโดยนำเข้าสู่เรื่องด้วยวิธีการต่างๆ
(๔)เนื้อหาในการบรรยายจะต้องครอบคลุมทุกประเด็นสำคัญ
(๕)สร้างความน่าเชื่อถือให้กับข้อมูลโดยมีหลักฐานอ้างอิงสถิติ
(๖)สร้างความน่าสนใจโดยการใช้อุปกรณ์ประกอบเพื่อช่วยในการบรรยาย
(๗)สร้างความสัมพันธ์กับผู้ฟังโดยให้ผู้ฟังมีส่วนร่วมในการคิด
(๘)ใช้ภาษาให้เหมาะสมกับระดับความรู้ของผู้ฟังและควรมีการยกตัวอย่าง
(๙)สรุปทบทวนการพูดและประเด็นที่สำคัญๆ
(๑๐)เปิดโอกาสให้ผู้ฟังได้ซักถามข้อมูลเพิ่มเติมหรือข้อสงสัยต่างๆ
การพูดสาธิตหมายถึงการพูดให้ความรู้ความเข้าใจข้อมูลวิธีการปฏิบัติวิธีดำเนินการในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยผู้พูด เพียงคนเดียวหรือเป็นคณะก็ได้เพื่อให้ผู้ฟังมีความรู้ความเข้าใจที่ถูกต้องเพียงพอที่จะนำไปปฏิบัติ หรือประยุกต์ใช้ให้เกิดประโยชน์ได้รายละเอียดที่ควรทราบเกี่ยวกับการพูดสาธิตมีดังนี้
๑)วัตถุประสงค์ในการพูดสาธิต การพูดสาธิตมีวัตถุประสงค์ดังนี้
(๑)เพื่อให้ผู้ฟังเกิดความรู้ความเข้าใจในสิ่งที่พูด
(๒)เพื่อให้ผู้ฟังสามารถนำไปปฏิบัติได้ด้วยตนเอง
(๓)เพื่อให้เกิดความรวดเร็วและประหยัดเวลวในการอธิบาย
(๔)เพื่อให้ง่ายต่อการทำความเข้าใจและจดจำได้ดีขึ้น
๒)หลักในการพูดสาธิต การพูดสาธิตมีหลักดังนี้
(๑)กล่าวปฏิสันถารทักทายผู้ฟัง
(๒)แนะนำตนเอง
(๓)บอกหัวข้อเรื่องและวัตถุประสงค์ที่จะทำการสาธิต
(๔)อธิบายคุณลักษณะในด้ารที่เป็นประโยชน์ของสิ่งที่จะสาธิต
(๕)แสดงการสาธิตประกอบการอธิบาย
(๖)จัดลำดับการสาธิตให้เหมาะสม
(๗)ในขณะที่ทำการสาธิตผู้พูดควรสร้างความสัมพันธ์กับผู้ฟัง
(๘)อุปกรณ์ประกอบหรืออุปกรณ์ที่ใช้ในการสาธิตต้องมีขนาดเหมาะสม
(๙)ภาษาที่ใช้ต้องกระชับรัดกุมและเข้าใจง่าย
(๑๐)สรุปเพื่อเป็นการทบทวนความจำและเน้นย้ำความเข้าใจ
การประชุมหมายถึงคือการรวมกลุ่มกันของบุคคลที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อแสดงความคิดเห็นอันจะนำมา ซึ่งหลายแนวทางที่จะประกอบการตัดสินใจเพื่อให้ได้สิ่งที่ดีที่สุดในสภาพแห่งความเป็นจริงที่สามารถทำได้ สำหรับหัวข้อของการประชุมนั้นๆ(ทำนองหลายหัวย่อมดีกว่าหัวเดียว)ผู้เข้าประชุมควรระลึกอยู่เสมอว่าใน การประชุมที่เป็นการแสดงความคิดเห็นนั้นย่อมไม่มีสิ่งใดถูกหรือผิดมีแต่สิ่งที่เหมาะสมในขอบเขตของเหตุและผล ที่เป็นไปได้เพราะฉะนั้นผู้เข้าประชุมจึงมีความจำเป็นจะต้องลดอัตตาของตนลงมาเพื่อเปิดใจยอมรับฟังความคิดเห็น ของผู้อื่นซึ่งอาจขัดแย้งกับความคิดของตน เพื่อยังประโยชน์สูงสุดต่อจุดมุ่งหมายของการประชุม
ลักษณะของการประชุมที่ดี
๑)การประชุมคือการแลกเปลี่ยนวิสัยทัศน์และภูมิปัญญาดังนั้นทุกคนจึงมีสิทธิ์แสดงความคิดเห็นโดยเท่าเทียมกัน ประธานในที่ประชุมจะยินดีและมีความสุขมากถ้าทุกคนพยายามแสดงความคิดเห็นและช่วยกันรักษาเวลาและประโยชน์ของการประชุม ๒)การประชุมไม่ใช่การฟังปาฐกถาหรือสุนทรพจน์ฉะนั้นผู้ที่พูดเก่งและมีวาทศิลป์ในการพูดควรสนับสนุนให้คนอื่น ได้มีโอกาสพูดเพื่อแสดงความคิดเห็น เพื่อแสดงความรู้ความสามารถบ้าง ก็จะเป็นผลดีต่อที่ประชุม (เราต้องให้โอกาสคนอื่นพัฒนาการพูดของเขาบ้าง )
๓) ผู้ประชุมไม่ควรพูดทุกเรื่องที่ตนรู้ และไม่ควรถามทุกเรื่องที่ตนไม่รู้ ไม่ควรพูดเรื่องข่าวลือและเรื่องที่ตนสงสัยในที่ประชุม และไม่ควรพูดเรื่องที่จะสร้างความแตกแยกในที่ประชุม
๔) ผู้ประชุมไม่ควรเสนอ สนอง หรือสนับสนุนทุกเรื่องที่ตนเห็นด้วย และไม่ควรคัดค้านทุกเรื่องที่ตนไม่เห็นด้วย ไม่ควรเอาตนเองเป็นศูนย์กลางแห่งความรู้ และเพื่อเป็นการให้เกียรติสังคม ควรปล่อยให้เป็นหน้าที่ของสังคมได้คิด ได้พิจารณา และได้ตัดสินใจบ้างก็จะดีอย่างยิ่ง
๕) ผู้ประชุมไม่ควรใช้ถ้อยคำหยาบคายและรุนแรงในที่ประชุม ไม่ควรชี้หน้าคนอื่นและพูดเล่นในสิ่งที่ไม่สมควร และไม่ควรพูดเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับการประชุม
๖) ผู้ประชุมควรพูดตามระเบียบวาระ พูดตามอำนาจหน้าที่ของตนและขององค์กรที่ตนสังกัดอยู่เท่านั้น เพราะถ้าเราอยู่ในบึงแต่ไปพูดเรื่องทะเลและมหาสมุทรก็จะเป็นการเสียเวลาเปล่า ๆ
๗) การพูดนั้นอาจทำให้คนอื่นหรือองค์กรอื่นเสียหายได้ ดังนั้น ควรระวังเนื้อหา ลีลา และน้ำเสียงของการพูด และไม่ควรพูดพาดพิงถึงบุคคลหรือสถาบันเบื้องสูงที่คนเคารพนับถือเป็นอันขาด
๘)ควรประชุมอย่างสร้างสรรค์ ประชุมด้วยมิตรไมตรี และมีความรู้สึกดี ๆ ต่อกันเสมอ
๙) ควรประชุมสื่อสารด้วยหลัก 5 C ซี คือ 1. Clear พูดอย่างชัดเจน 2. Concise พูดอย่างกระชับ 3. Correct พูดอย่างถูกต้องตามข้อเท็จจริง 4. Complete พูดให้ครบถ้วน ไม่ปิดบังอำพราง 5. Confidence พูดด้วยความเชื่อมั่น
๑๐)เพื่อให้ได้ทั้งคนและทั้งงาน และเพื่อรักษาคุณภาพและบรรยากาศของที่ประชุมจึงไม่ควรพูดแบบก้าวร้าวหรือดุดัน และประธานในที่ประชุมควรจะเด็ดขาดแต่นุ่มนวลในน้ำเสียงและลีลา
รูปแบบของการประชุม
การประชุมแบ่งออกได้หลายรูปแบบแต่ละรูปแบบแต่ละแบบจะต้องอาศัยการอภิปรายเป็นหลักรูปแบบของการ ประชุมขึ้นอยู่กับจุดประสงค์และจำนวนผู้เข้าประชุมการประชุมแต่ละเรื่องย่อมมีจุดประสงค์ที่แตกต่างกันออกไป ดังนั้นรูปแบบของการประชุมก็จะมีความแตกต่างกันไปด้วยรูปแบบของการประชุมมีผู้กล่าวไว้มากมายหลายรูปแบบ
หลักการพูดในการประชุม
(๑)ประธานจะเป็นผู้กล่าวเปิดประชุมและดำเนินการตามระเบียบวาระที่ตะประชุมกัน (๒)สมาชิกผู้เข้าประชุมสามารถพูดแสดงความคิดเห็นได้ต่อเมื่อได้รับอนุญาตจากประธานก่อน (๓)สมาชิกผู้เข้าประชุมจะต้องเป็นทั้งนักพูดและนักฟังที่ดี
(๔)การพูดควรใช้ถ้อยคำที่สุภาพเพื่อเป็นการให้เกียรติแก่ที่ประชุม
(๕)การตั้งคำถามควรเป็นคำพูดสั้นๆไม่อารัมภบทยืดยาว
(๖)การอภิปรายญํตติในที่ประชุมจะต้องมีผู้เสนอญัตติขึ้นมาก่อน
(๗)การเสนอข้อโต้แย้งต่างๆต้องผ่านการพิจารณาเห็นชอบจากประธานสมาชิกผู้เข้าร่วมประชุม
การแถลงข่าวหมายถึงการให้ข้อมูลเพื่อให้บุคคลภายนอกหรือบุคคลทั่วไปที่มีความสนใจได้รับทราบความเคลื่อนไหว ของหน่วยงานหรือองค์กรเพื่อให้เกิดความเข้าใจอันดีต่อกันระหว่างหน่วยงานที่แถลงข่าวกับผู้ที่เกี่ยวกับการ แถลงข่าว ดังนี้
๑)โอกาสที่มีการแถลงข่าว การแถลงข่าวต่อสาธารณชนหรือที่ประชุมชนมีหลายกรณีเช่น
(๑) การจัดกิจกรรมเนื่องในโอกาสพิเศษ
(๒)การเปิดตัวหรือแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ๆ
(๓)การขยายหรือเปลี่ยนแปลงปรับปรุงกิจการ
(๔)การกำหนดนโยบายต่างๆเพื่อพัฒนาสังคม
(๕)การชี้แจงความคืบหน้าของผลการดำเนินงาน
(๖)การให้ข่าวสารข้อมูลความรู้ที่สำคัญ
(๗)การสร้างความเข้าใจในเรื่องใดเรื่องหนึ่งแก่สาธารณชน
(๘)การจัทำโครงการที่มีผลกระทบต่อส่วนรวม
๒)รูปแบบของการแถลงข่าวการแถลงข่าวเพื่อการเผยแพร่สามารถแบ่งรูปแบบออกได้ดังนี้
(๑)การจัดพิมพ์เป็นเอกสาร
(๒)การใก้สัมภาษณ์แกสื่อมวลชน
๓)หลักการแถลงข่าวโดยการให้สัมภาษณ์
(๑)พูดด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย กระชับ ชัดเจน
(๒)ไม่พูดพาดพิงถึงบุคคลอื่นให้ได้รับความเสียหาย
(๓)พูดในสิ่งที่ถูกต้องตรงกับความจริง
(๔)ถ้าจำเป็นต้องจัดทำเอกสารประกอบควรเป็นเอกสารที่ชัดเจนเข้าใจง่าย
(๕)จัดลำดับเนื้อหาให้ต่อเนื่องแถลงทีละประเด็นอย่าให้ผู้ฟังเกิดความสับสน
(๖)พยายามชี้ให้ผู้ฟังเข้าใจจุดมุ่งหมายของการแถลงข่าวนั้นๆ
(๗)สรุปประเด็นก่อนจบการแถลงข่าว
การพูดแบบพิธีกรพิธีกรเป็นบุคคลซึ่งทำหน้าที่เพื่อให้เกิดความเป็นพิธีการโดยวิธีการประสานงานระหว่างผู้ที่รับเชิญมาพูดกับผู้ฟัง บอกกล่าวประกาศหรือแจ้งขั้นตอนของรายการต่างๆเพื่อให้ลุล่วงตามวัตถุประสงค์และงานเสร็จสิ้นอย่างถูกต้อง ตามขั้นตอนรายละเอียดที่ควรทราบเกี่ยวกับการพูดแบบพิธีกร มีดังนี้
๑)คุณสมบัติของพิธีกร พิธีกรควรมีคุณสมบัติดังนี้
(๑)เป็นผู้มีไหงพริบปฏิภาณไวแก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้ดี
(๒)เป็นผู้มีความร่าเริงแจ่มใสว่องไวและคล่องตัว
(๓)แต่งกายเหมาะสมกับกาลเทศะและมีบุคลิกภาพดี
(๔)รู้จักใช้ภาษาให้เหมาะสมกับผู้ฟังและวาระโอกาสที่กำลังดำเนินรายการ
(๕)รักษาเวลาในการพูดได้ดีหรือมีความสามารถในการกำกับเวลาแต่ละขั้นตอนได้ดี (๖)รู้จักวิธีการสร้างบรรยากาศการพูดและสร้างสัมพันธ์อันดีกับผู้ฟัง
(๗)ใช้ภาษาได้อย่างถูกต้องออกอักขระและคำควบกล้ำได้อย่างชัดเจน
(๘)รู้จักใช้น้ำเสียงและจังหวะในการพูดได้ชัดเจน น่าฟัง
หน้าที่ของพิธีกร พิธีกรมีหน้าที่ดังนี้
(๑)ศึกษาข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานหรือกิจการที่จะขึ้นไปพูดเพื่อให้เกิดความเข้าใจและสามารถกำหนดขั้นตอน ของรายการต่างๆให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ของงานหรือเจ้าภาพ
(๒)จัดลำดับพิธีการต่างๆให้เหมาะสมกับเวลาเพราะขั้นตอนต่างๆของแต่ละงานไม่เหมือนกันบางงานการกำหนด ขั้นตอนไว้แล้วในสูจิบัตรก็ต้องจัดขั้นตอนต่างๆให้เป็นไปตามกำหนดการบางงานอาจไม่มีกำหนดการที่แน่นอน
(๓)เตรียมการพูดและข้อมูลต่างๆให้เหมาะสมที่จะนำไปกล่าวอย่างมีแบบแผนและพิธีการและซักซ้อมเพื่อให้เกิด ความสอดคล้องกันของขั้นตอนต่างๆ
(๔)ประสานงานกับผู้เกี่ยวข้องกับพิธีการทุกขั้นตอนล่วงหน้าเพื่อให้พิธีการดำเนินไปอย่างต่อเนื่องและราบรื่น
(๕)ตรวจสอบความเรียบร้อยและซักซ้อมขั้นตอนเพื่อให้เกิดความเรียบร้อยก่อนขึ้นเวที
