วันพฤหัสบดีที่ 30 มกราคม พ.ศ. 2557

หน่วยการเรียนรู้ที่ ๖ การเขียนจดหมายที่จำเป็นต่องานอาชีพ

ความสำคัญของจดหมาย
จดหมาย คือข้อความที่เขียนขึ้นเพื่อส่งสารจากบุคคลหนึ่งไปยังบุคคลหนึ่ง อาจมีความหมายรวมไปถึงกระดาษหรือสื่อที่ใช้เขียนหรือสร้างจดหมายนั้นจดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่งเป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่นเสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่างจากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ
ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว
 หลักเกณฑ์และการใช้สำนวนภาษาในการเขียนจดหมาย
ผู้เขียนคงเคยเขียนจดหมายหรืออ่านจดหมายมาบ้างแล้ว คงจะสังเกตเห็นว่าจดหมาย
นั้นไม่ว่าประเภทใด จะต้องประกอบด้วยสิ่งต่าง ๆ ดังนี้
      ๑. ที่อยู่ของผู้เขียน เริ่มกึ่งกลางหน้าระหว่างเส้นคั่นหน้ากับริมของขอบกระดาษ
      ๒. วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย ให้เยื้องมาทางซ้ายของตำแหน่งที่เขียนที่อยู่เล็กน้อย
      ๓. คำขึ้นต้น ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๑ นิ้ว
      ๔. เนื้อหา ขึ้นอยู่กับย่อหน้าตามปกติ อาจจะอยู่ห่างจากขอบกระดาษด้านซ้าย ๒ นิ้ว
      ๕. คำลงท้ายอยู่แนวเดียวกับที่อยู่ของผู้เขียน
      ๖. ชื่อผู้เขียน อยู่ใต้คำลงท้าย ล้ำเข้าไปเล็กน้อย
 ข้อควรคำนึงในการเขียนจดหมาย
1.เขียนถึงใครเพื่อจะเลือกใช้คำขึ้นต้นคำลงท้ายตลอดจนถ้อยคำสำนวนให้เหมาะสมกับผู้รับจดหมาย 2.เขียนเรื่องใดบ้างเพื่อจะได้สื่อสารกันให้ตรงประเด็นและได้สาระครบถ้วนตามต้องการในส่วนนี้ผู้เขียนต้องคิดให้รอบคอบและแน่นอน ก่อนว่าจะเขียนเรื่องใดบ้าง และต้องหาข้อมูลให้ถูกต้องชัดเจนหากเป็นจำนวน วัน เวลา สถานที่ และเงื่อนไขต่าง ๆ ควรตรวจสอบให้แน่ชัด เพื่อป้องกันการคลาดเคลื่อนที่อาจเกิดขึ้นภายหลัง
3.เขียนทำไมเพื่อจะได้ระบุวัตถุประสงค์ลงไปให้ชัดเจนแน่นอนเช่นเพื่อขอความร่วมมือเพื่อแจ้งให้ทราบ เพื่อให้พิจารณา เป็นต้นผู้รับจดหมายจะได้ไม่ลังเลสงสัยว่าผู้เขียนต้องการอะไรแน่
4. เขียนอย่างไร เพื่อจะได้กำหนดรูปแบบของจดหมายเสียก่อนว่าควรใช้ลักษณะอย่างไร ควรมีเนื้อความกี่ตอนเนื้อความแต่ละตอนควรกล่าวถึงอะไรบ้างและควรเลือกสรรถ้อยคำ
อย่างไรจึงจะเหมาะสม
การใช้สรรพนามขึ้นต้อนลงท้ายจดหมายและจ่าหน้าซอง
ในการเขียนจดหมายต้องคำนึงถึงการเขียนคำขึ้นต้น คำลงท้ายและสรรพนามให้ถูกต้องดังนี้
ผู้รับ คุณพ่อ,คุณเเม่
คำขึ้นต้น กราบเท้า...ที่เคารพอย่างสูง
สรรพนาม (ผู้เขียน) ลูก, หนู, ผม, กระผม, ดิฉัน หรือใช้ชื่อเล่นเเทน
สรรพนาม (ผู้รับ) คุณพ่อ คุณเเม่
คำลงท้าย ด้วยความเคารพรักอย่างสูง
ผู้รับ ญาติผู้ใหญ่
คำขึ้นต้น กราบเท้า....ที่เคารพอย่างสูง หรือ กราบเรียน...ที่เคารพอย่างสูง
สรรพนาม (ผู้เขียน) หลาน, ผม, กระผม, ดิฉัน, หนู, หรือใช้ชื่อเล่นแทน
สรรพนาม (ผู้รับ) คุณปู่, คุณย่า, คุณตา, คุณยาย, คุณลุง, คุณป้า, คุณน้า, คุณอา
คำลงท้าย ด้วยความเคารพอย่างสูง
ผู้รับ พี่หรือเพื่อนที่อาวุโสกว่า
คำขึ้นต้น เรียนคุณพี่ที่เคารพ หรือ กราบ...ที่เคารพ
สรรพนาม (ผู้เขียน) น้อง, ผม, ดิฉัน, หนู, หรืออาจใช้ชื่อเล่นเเทน
สรรพนาม (ผู้รับ) คุณพี่, คุณ ...
คำลงท้าย ด้วยความเคารพ, ด้วยความเคารพรัก
ผู้รับ น้อง หรือเพื่อน
คำขึ้นต้น ...น้องรัก หรือ คุณ ... ที่รัก หรือ (ชื่อเล่น) ที่รัก
สรรพนาม (ผู้เขียน) ฉัน พี่
สรรพนาม (ผู้รับ) เธอ, คุณ, น้อง
คำลงท้าย ด้วยความรัก, ด้วยความรักยิ่ง, รักเเละคิดถึง
ผู้รับ บุคคลทั่วไป
คำขึ้นต้น เรียนคุณ...ที่นับถือ หรือ เรียนผู้จัดการบริษัท ... จำกัด
สรรพนาม (ผู้เขียน) ผม, ดิฉัน
สรรพนาม ผู้รับ) คุณ, ท่าน
คำลงท้าย ของเเสดงความนับถือ

ผู้รับ พระภิกษุทั่วไป
คำขึ้นต้น นมัสการ...
สรรพนาม (ผู้เขียน) ผม,กระผม, ดิฉัน
สรรพนาม (ผู้รับ) ท่าน, พระคุณท่าน, ใต้เท้า, พระคุณเจ้า
คำลงท้าย ขอนมัสการมาด้วยความเคารพอย่างสูง

1 ความคิดเห็น: