หน่วยการเรียนรู้ที่ ๙ การเขียนรายงาน

การเขียนรายงาน
การเขียนรายงานเป็นวิธีการเสนอผลการค้นคว้าอย่างมีระบบและเป็นแบบแผนเพื่อให้ผู้อื่น
ได้รับทราบผู้เขียนรายงานต้องรู้จักรูปแบบและวิธีการตลอดจนการเลือกใช้ภาษาให้เหมาะสม
จึงจะสามารถเขียนรายงานได้ถูกต้องและสามารถสื่อสารได้ตรงตามจุดประสงค์
   พิจารณาหัวข้อ จุดเริ่มต้นในการเขียนก็คือ ชื่อเรื่องหรือหัวข้อการพิจารณาหัวข้อหรือชื่อเรื่องจะนำไปสู่การเขียนที่ดีเนื้อหาสอดคล้องกับชื่อเรื่องอย่างตรงเป้า หัวข้อเรื่องแต่ละหัวข้อ ต้องการเน้นที่แตกต่างกัน

การรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการเขียน

สิ่งที่จะช่วยได้มากในการเขียนคือการรวบรวมข้อมูลการเตรียมรวบรวมข้อมูลเพื่อใช้ในการเขียนเป็นงานที่ยากและกินเวลามากที่สุดในการเขียนรายงานแม้ว่าเราจะมีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อที่จะเขียนดีเพียงไรเราก็ยังต้องใช้ความคิดอย่างมากว่าเราจะจัดการกับหัวข้อนี้อย่างไรดี จะใส่เนื้อหาอะไรเข้าไปบ้างจะตัดอะไรออก ความคิดไหนที่ควรติดตาม ทฤษฏีไหนที่มีค่าควรแก่การพัฒนาขยายความเนื่องจากความยากลำบากอันนี้ จึงไม่เป็นการฉลาดที่เราจะพยายามคิด

ออกมาให้ได้ในขั้นรวบรวมข้อมูลนี้จะเป็นการดีกว่าถ้าเราจะใช้เวลาตรึกตรองเตรียมตัว
สัก  ๒-๓  ชั่วโมง แล้วก็ปล่อยทิ้งไว้สักวันสองวันระหว่างนั้นสมองเราจะยังคงย้อนกลับมา
คิดถึงหัวข้อนี้อยู่ และเราอาจจะค่อย ๆ ได้ความคิดใหม่ ๆ เพิ่มขึ้น

การวางเค้าโครงเรื่อง
การวางเค้าโครงเรื่องขึ้นอยู่กับการรวบรวมข้อมูลของเราในระดับหนึ่งขณะที่เราอ่านข้อมูลเพื่อเตรียมตัวเขียนเราก็จะเริ่มมองเห็นเค้าโครงเรื่องพร้อมกันไปด้วยแต่เราควรอ่านข้อมูลจนเรารู้สึกว่าเราได้ข้อมูลที่ต้องการมากพอแล้วเสียก่อนถึงเริ่มลงมือเขียนเค้าโครงเรื่องอย่างจริงจังเค้าโครงเรื่องก็คล้าย ๆกับการวางหัวข้อย่อยของเรื่องแต่ละหัวข้อย่อยอาจจะมีประเด็นหนึ่งหรือสองประเด็นหัวข้อของเค้าโครงเรื่องไม่ควรมีอะไรมากไปกว่าการครอบคลุมประเด็นที่เราต้องการจะเขียน หลักการวางเค้าโครงเรื่องอันดับแรกคือ ควรจะเรียงลำดับกันอย่างเป็นเหตุเป็นผล และสามารถทำให้ผู้อ่านเข้าใจอย่างต่อเนื่องตามลำดับในการเรียงลำดับเรื่อง  เราควรคำนึงถึงความสนใจของผู้อ่านด้วยนักข่าวหนังสือพิมพ์มักคำนึงถึงความสนใจของผู้อ่านมากเสียจนกระทั่งเขามักจะเขียนความคิดสำคัญ ๆ ไว้ตั้งแต่ประโยคแรก ๆ ของข่าว อันเป็นการดึงความสนใจของนักอ่านในขั้นตอนการวางเค้าโครงเรื่องนี้เราจะต้องใช้วิจารณญาณในการเลือกให้มากที่สุด
    หัวข้อที่เราใช้จะเป็นตัวกำหนดเนื้อหาเรื่องที่เราจะเขียน ครอบคลุมถึงรายละเอียดต่าง ๆศิลปะในการที่จะนำเสนอขึ้นอยู่กับกระบวนการเลือกนี้อยู่มากทีเดียวการที่จะวางเค้าโครงเรื่องให้เสร็จ
ก็เป็นเรื่องยากเช่นเดียวกันเป็นการดีที่จะร่างเค้าโครงเรื่องไว้แล้วปล่อยทิ้งไว้สักวันสองวัก่อนที่จะกลับมาเขียนต่อพร้อมกับความคิดใหม่ ๆ ถึงขั้นนี้เราก็สามารถเขียนเค้าโครงเรื่องครั้งสุดท้ายได้ซึ่งเมื่อเริ่มเขียนจริง ๆ แล้วเราก็อาจเพียงแต่ปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จำเป็น

การเขียน
เวลาเราเขียนเรามักกังวลเกี่ยวกับท่วงทำนองการเขียน (Style)  ท่วงทำนองการเขียนที่ดีคือ
การเขียนสิ่งที่เราต้องการบอกกล่าวอย่างชัดเจนและกระชับหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่โอ่อ่า
เล่นสำบัดสำนวนประโยคที่ยาวหรือสลับซับซ้อนเกิดความจำเป็นสำนวนที่เป็นภาษาพูดแบบขาด ๆ วิ่น ๆ หรือแบบตลาด ๆ การที่เราจะปรับปรุงท่วงทำนองการเขียนของเราไม่ได้ขึ้นอยู่กับการอ่านตำราการเขียนหรือการทำแบบฝึกหัดมากนักที่สำคัญขึ้นอยู่กับการอ่านหนังสืออย่างกว้างขวางเวลาอ่านหนังสือให้คอยสังเกตว่าผู้เขียนสามารถเขียนด้วยถ้อยคำสำนวนเหตุผลที่น่าเชื่อถือเพียงใดโดยทั่วไปแล้วท่วงทำนองที่เรียบง่ายเป็นกุญแจไปสู่ความชัดเจนแต่ในการเขียนบทความทางวิชาการสังคมศาสตร์บางครั้งการใช้สำนวนที่มีลักษณะเฉพาะเพื่อให้สื่อความหมายได้กระชับอาจเป็นสิ่งจำเป็น

 ย่อหน้า การเขียนที่ดีต้องมีย่อหน้าไม่ใช่เขียนติดกันไปทั้งหน้ากระดาษโดยไม่มีย่อหน้า
โดยทั่วไปแล้วย่อหน้าแต่ละย่อหน้าจะมีความคิดหรือการบอกเล่าเรื่องราวเพียงประเด็นใดประเด็นหนึ่งเราเรียงลำดับย่อหน้าเพื่อให้เนื้อความต่อเนื่องกันอย่างเป็นเหตุเป็นผลทำนองเดียวกับเราเรียงลำดับเค้าโครงเรื่องถ้าเรากลับไปอ่านต้นฉบับที่เราเขียน
และไม่เข้าใจว่าบางย่อหน้าเสนอแนวคิดหรือบอกเล่าอะไรเราอาจจะขีดฆ่าย่อหน้านั้นทิ้งทั้งย่อหน้าก็ได้เพราะถ้าหากเราเองยังไม่เข้าใจว่า ย่อหน้านั้นเกี่ยวข้องสัมพันธ์กับย่อหน้าอื่นอย่างไรแล้วคนอื่นที่จะมาอ่านเรื่องของเรายิ่งไม่มีทางเข้าใจใหญ่การแบ่งย่อหน้าโดยทั่วไปแล้วขึ้นอยู่กับท่วงทำนองการเขียนและจุดมุ่งหมายของผู้เขียนแต่ละคนตัวอย่างเช่นบทความขนาดสั้นที่ตีพิมพ์ลงในหนังสือพิมพ์รายวันผู้เขียนต้องการเขียนย่อหน้าสั้น ๆ เพื่อช่วยให้ผู้อ่านข้อความแต่ละย่อหน้าได้รวดเร็วหรือบางครั้งผู้เขียนก็จงใจย่อหน้าใหม่เพื่อที่จะเน้นข้อความบางตอนทำให้บทความลักษณะนี้มีการแบ่งย่อหน้าสั้นๆ จำนวนมาก

ตารางและภาพประกอบ

ตารางหรือภาพประกอบสามารถช่วยอธิบายเรื่องได้ดีขึ้นตัวอย่างการเขียนบทความด้านสังคมศาสตร์อาจต้องการใช้สถิติที่เป็นตารางเป็นกราฟหรือเป็นรูปแท่งแผนที่บทความที่เกี่ยวกับเคมีต้องการใช้สูตรสมการรูปภาพเครื่องมือ เป็นต้น

อ่านทบทวน

         ขึ้นสุดท้ายของการเขียนก็คืออ่านทบทวนสิ่งที่เราเขียนนั้นพิจารณาดูว่ามีข้อความที่เขียนวกไปวนมาโดยไม่จำเป็นหรือไม่การเรียงลำดับเรื่องมีจุดอ่อนหรือไม่ลืมกล่าวหรือข้ามอะไรไปบ้างหรือไม่ การทิ้งสิ่งที่เราเขียนไว้สักพักหรือวันสองวันแล้วมาอ่านทวนเหมือนกับว่าเราอ่านเรื่องของคนอื่นจะทำให้เรามองเห็นจุดที่ควรแก้ไขได้ดีขึ้น

 ตรวจสอบ

๑) ฝึกการพิจารณาหัวข้อ เพื่อดูหัวข้อแต่ละหัวข้อต้องการอะไร
๒) ฝึกการเขียนเค้าโครงเรื่อง
๓) ได้ข้อสรุปของเราเองว่าท่วงทำนองในการเขียนที่ดีความจะเป็นอย่างไร

๔) ฝึกหัดการแบ่งย่อหน้า
๕) พิจารณาถึงการใช้แผนภูมิหรือภาพที่เหมาะสมกับเรื่องแต่ละเรื่อง

รูปแบบรายงาน
รายงานทางวิชาการประกอบด้วยส่วนต่างๆ ดังนี้
๑. ส่วนประกอบตอนต้นหรือส่วนนอก
๑.๑ ปกนอก  บอกชื่อเรื่อง ชื่อผู้ทำรายงาน ชื่อรายวิชา ชั้นเรียน โรงเรียน  ภาคเรียน ปีการศึกษา
๑.๒ ใบรองปก   เป็นกระดาษเปล่า   ๑  แผ่น
๑.๓ ปกใน   มีข้อความเช่นเดียวกับปกนอก
๑.๔ คำนำ   เป็นข้อความเกริ่นทั่วไปเพื่อให้ผู้อ่านเข้าใจเนื้อหาของรายงานแจ่มแจ้งขึ้น 
๑.๕ สารบัญ   เป็นการเรียงลำดับหัวข้อของเนื้อเรื่อง   ถ้าเป็นเรื่องยาว   บอกเลขหน้าของหัวข้อไว้
๒. ส่วนเนื้อเรื่อง
๒.๑ บทนำ บอกเหตุผลและความมุ่งหมายที่ทำรายงาน ขอบเขตวิธีการศึกษาข้อมูล
๒.๒ เนื้อหา เป็นเรื่องยาว แบ่งออกเป็นบทๆ  รายงานสั้นๆ ไม่ต้องแบ่งเป็นบท
๒.๓ สรุป  เป็นตอนสรุป  ผลการศึกษาค้นคว้าและเสนอแนะประเด็นที่ควรศึกษาค้นคว้าต่อไป
๓. ส่วนประกอบตอนท้าย
๓.๑ ภาคผนวก   เป็นข้อมูลที่มิใช่เนื้อหาโดยตรง
๓.๒ บรรณานุกรม  คือ ราชชื่อหนังสือ เอกสารหรือแหล่งข้อมูลอื่นๆ ที่ใช้ในการทำงาน 
โดยเรียงลำดับตามพยัญชนะตัวแรกของชื่อผู้แต่งหรือแหล่งข้อมูล  ชื่อหนังสือ ครั้งที่พิมพ์ 
จังหวัดหรือเมืองที่พิมพ์ สำนักพิมพ์และปีที่พิมพ์ ถ้ามีข้อมูลทั้งภาษาไทยและภาษาต่างประเทศ
ให้ขึ้นต้นด้วยข้อมูลที่เป็นภาษาไทยก่อน