หน่วยการเรียนรู้ที่ ๗ การเขียนเพื่อประชาสัมพันธ์

ความหมายของการประชาสัมพันธ์

การประชาสัมพันธ์ (Public Relations (PR) หมายถึง การติดต่อสื่อสารขององค์การกับกลุ่มที่มีผลกระทบต่อความสำเร็จขององค์การ ไม่ว่าจะเป็นผู้ขายปัจจัยการผลิต ผู้ถือหุ้น หรือลูกค้าโดยมีวัตถุประสงค์เพื่อสร้างทัศนคติ ความเชื่อถือและภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์การหรือผลิตภัณฑ์ ตลอดจนเป็นการให้ความรู้ในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือแก้ไขข้อผิดพลาดในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง ความสำคัญของการประชาสัมพันธ์

ปัจจุบันเป็นยุคของการแข่งขันทั้งหน่วยรัฐบาลและเอกชนต่างพัฒนาบทบาทของตนเพื่อให้กลุ่มเป้าหมายยอมรับการประชาสัมพันธ์จึงมีความสำคัญ เพราะประชาชนและหน่วยงานอื่น จะทราบนโยบายและความก้าวหน้า ซึ่งจะนำไปสู่การยอมรับ การให้ความเชื่อมั่นอันจะนำมาความเข้าใจความสำเร็จของหน่วยงานนั้นๆต้องอาศัยการประชาสัมพันธ์ทำหน้าที่เชื่อมโยงให้เกิดความเข้าใจ และความรู้สึกที่ดีต่อกัน

จุดมุ่งหมายของการประชาสัมพันธ์

๑. การเขียนเพื่อบอกกล่าวให้เข้าใจเพื่อให้ได้รับรู้ว่าองค์กรทำอะไร ทำอย่างไร เมื่อใด เพื่ออะไร
เพราะอะไร

๒.การเขียนเพื่อให้ประชาชนยอมรับเป็นการเขียนโน้มน้าวใจชักจูงให้ประชาชนคล้อยตามยกส่วนดีให้เห็นชัดเจน
๓. การเขียนเพื่อมิให้เกิดความเข้าใจผิด

๔. การเขียนเพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดี

๕. การแก้ไขเพื่อความเข้าใจผิด

๖. การเขียนเพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดี

๗. การเขียนเพื่อสนับสนุนกิจกรรมทางการตลาด

ประเภทของการประชาสัมพันธ์แบ่งออกเป็น 3 ประเภทดังนี้

๑. การประชาสัมพันธ์ภายใน เป็นการเผยแพร่ข่าวสาร เพื่อสร้างความสามัคคี ความรู้สึกที่ดีต่อกัน อาจเป็นการชี้แจงความเข้าใจ การแก้ไขปัญหาภายในหน่วยงาน เพื่อให้สมาชิกเกิดกำลังใจ

๒. การประชาสัมพันธ์ภายนอก มุ่งเน้นเผยแพร่นโยบายข่าวสารต่างๆ กลุ่มเป้าหมายนอกองค์กรเพื่อสร้างภาพลักษณ์ที่ดี

๓. การประชาสัมพันธ์ภายในและภายนอกเป็นการประชาสัมพันธ์ที่มีกลุ่มเป้าหมายร่วมกัน
ได้ประโยชน์ครอบคลุมถึงกลุ่มเป้าหมายภายในและภายนอก

หลักการเขียนประชาสัมพันธ์

 ๑. กำหนดจุดมุ่งหมายในการประชาสัมพันธ์แต่ละครั้ง ซึ่งย่อมแตกต่างกัน
บางโอกาสต้องการสร้างความเข้าใจที่ดี บางโอกาสต้องการเผยแพร่ผลงาน
และการเขียนย่อมแตกต่างกันอย่างแน่นนอน

๒. ศึกษารายละเอียด ข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับงานที่จะประชาสัมพันธ์ให้เข้าใจ

๓. สำรวจงบประมาณ และกลุ่มเป้าหมายในการประชาสัมพันธ์ ว่ามีงบประมาณเท่าไหร่

กลุ่มเป้าหมายเป็นใคร

๔. เลือกสื่อและรูปแบบในการประชาสัมพันธ์ ควรเลือกสื่อชนิดใด

๕. เรียบเรียงข้อความ โดยคำนึงถึงความถูกต้องของเนื้อหาและการใช้สำนวนภาษ

๖. ตรวจสอบ โดยอ่านทบทวนอีกครั้ง

การใช้ภาษาในการประชาสัมพันธ์

 การใช้ภาษาในการเขียนข้อความประชาสัมพันธ์ ควรใช้สำนวนภาษาแบบแผน หรือ กึ่งแบบแผน ควรมีความประณีต สลัสลวย เนื่องจากการเขียนประชาสัมพันธ์ มีจุดมุ่งหมายในการสร้างภาพลักษณ์ ความเข้าใจที่ดี การใช้ภาษาจึงควรมีความสุภาพ ไม่ใช้ศัพท์สแลงในบางโอกาส อาจจำเป็นต้องใช้สำนวนภาษาที่กระตุ้นความสนใจ ทำให้กระตือรือร้น จึงควรใช้ภาษาให้มีน้ำหนักจริงจัง กระชับ รัดกุมแต่ไม่ห้วนจนขาดความสุภาพและสื่อที่ใช้ประชาสัมพันธ์ด้วย

การประชาสัมพันธ์ทางธุรกิจ

ใช้หลักการเขียนเดียวกับการประชาสัมพันธ์โดยทั่วไปแต่ต้องระมัดระวังการแอบแฝงการโฆษณาเป็นพิเศษ เพราะผิดหลักการเขียนโฆษณาโดยทั่วไป แม้ไม่ใช่การโฆษณา แต่องค์กรทางธุรกิจ มักจะมีตราสัญญลักษณ์ขององค์กรของตนปรากฎอยู่ในเอกสารการประชาสัมพันธ์